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Exit Management

Strukturierte Vertragsbeendigung und Datenrückführung

Note: This page is an implementation aid and does not replace legal advice or binding supervisory interpretation.

Management-Zusammenfassung

  • Das Exit Management regelt die strukturierte Vertragsbeendigung und Datenrückführung bei Kündigung des Vertragsverhältnisses.
  • Der Exit-Prozess umfasst fünf Phasen: Vorbereitung, Transition, Datenrückführung, Loeschung und Nachbereitung.
  • Alle kundenbezogenen Daten werden innerhalb der vertraglich vereinbarten Fristen vollstaendig zurueckgegeben und geloescht.
  • Ein Uebergabezeitraum sichert den reibungslosen Wissenstransfer und die Betriebskontinuitaet waehrend der Exit-Phase.
  • Die Einhaltung der Exit-Verpflichtungen wird durch zertifizierte Prozesse nach ISO 27001 und DORA Art. 28 nachgewiesen.

Kündigungsgründe

  • Ordentliche Kündigung: Einhaltung der vertraglichen Kündigungsfristen (3–6 Monate zum Quartalsende).
  • Ausserordentliche Kündigung: Kündigung aus wichtigem Grund ohne Einhaltung der ordentlichen Frist.
  • Fristlose Kündigung: Bei schwerwiegenden Vertragsverletzungen, Zahlungsverzug oder Insolvenz.
  • Aufhebungsvertrag: Einvernehmliche Vertragsaufhebung mit individuell vereinbarten Exit-Bedingungen.

Exit-Phasen

  • Vorbereitung (T-90): Kick-off, Exit-Team, Bestandsaufnahme aller vertraglichen Verpflichtungen und Datenbestaende.
  • Transition (T-60): Datenexport-Vorbereitung, Schnittstellen-Dokumentation, Uebergabeplanung und Testlaeufe.
  • Datenrückführung (T-30): Strukturierte Datenübergabe in vereinbarten Formaten, Vollstaendigkeitspruefung und Abnahme.
  • Loeschung (T+30): Nachweis der vollstaendigen Loeschung aller Kundendaten inkl. Backups, Loeschzertifikat.
  • Nachbereitung (T+60): Abschlussbericht, Lessons Learned, Archivierung der Exit-Dokumentation.

Datenrückgabe & Löschung

  • Vollstaendige Rueckgabe aller kundeneigenen Daten in strukturierten, maschinenlesbaren Formaten (CSV, JSON, XML).
  • Bereitstellung über sicheren, verschluesselten Datenkanal (SFTP, verschluesselter Export) mit SHA-256-Checksummen.
  • Loeschung aller Kundendaten auf Produktivsystemen, Staging-Umgebungen, Data Warehouses und Backup-Systemen.
  • Ausstellung eines Loeschzertifikats mit Zeitstempel, verantwortlicher Person und Pruefvermerk des Datenschutzbeauftragten.
  • Zertifizierte Loeschung nach ISO 27001 A.5.31 und BDSG § 46 mit vollstaendiger Dokumentation im Loeschprotokoll.

Übergabe-Unterstützung

  • Knowledge Transfer: Strukturierte Uebergabe von Betriebswissen, Konfigurationen und Prozessdokumentationen.
  • Dokumentation: Vollstaendige Bereitstellung aller relevanten technischen und organisatorischen Dokumentationen.
  • Uebergangszeitraum: Optionaler Uebergabezeitraum bis zu 90 Tagen mit definierten Service-Leveln und Ansprechpartnern.

Vertragliche Regelungen

  • Kündigungsfristen: Festgelegte Kündigungsfristen je nach Vertragsmodell (Standard 3 Monate, Enterprise 6 Monate).
  • Mitwirkungspflichten: Beidseitige Verpflichtung zur aktiven Mitwirkung waehrend der Exit-Phase mit definierten Reaktionszeiten.
  • Haftungsregelungen: Klare Haftungsverteilung für Datenverluste, Verzoegerungen und Verstoesse gegen Exit-Verpflichtungen.

Checkliste Exit

Uebersicht aller Maßnahmen, Verantwortlichkeiten und Status je Exit-Phase.

Phase Maßnahme Verantwortlich Status
Vorbereitung Exit-Team zusammenstellen Customer Success Geplant
Vorbereitung Vertragliche Verpflichtungen pruefen Legal Geplant
Transition Datenexport vorbereiten Engineering In Arbeit
Transition Schnittstellen dokumentieren Engineering In Arbeit
Datenrückführung Datenextrakt durchfuehren Engineering Offen
Datenrückführung Vollstaendigkeit pruefen Quality Assurance Offen
Loeschung Datenloeschung durchfuehren Engineering Offen
Loeschung Loeschzertifikat ausstellen Datenschutz Offen
Nachbereitung Abschlussbericht erstellen Customer Success Offen
Nachbereitung Lessons Learned durchfuehren Management Offen

ISO 27001 Verbindung

ISO/IEC 27001:2022 definiert die Kontrollanker für das Exit Management und die Vertragsbeendigung.

  • A.5.1 Richtlinien für Informationssicherheit
  • A.5.31 Ruecknahme von Vermoegenswerten und Loeschung
  • A.5.37 Dokumentierte Betriebsablaeufe

ISO/IEC 27001:2022 dient als Kontrollanker und Management-System-Referenz. Die Verbindung zu ISO 27001 unterstützt integrierte Resilienz- und Sicherheitsprogramme.

Reifegrad

  1. 1 Initial

    Ad-hoc-Ansätze, keine formalen Prozesse

  2. 2 Defined

    Formale Prozesse definiert, aber nicht durchgängig umgesetzt

  3. 3 Implemented

    Prozesse vollständig umgesetzt und dokumentiert

  4. 4 Monitored

    Prozesse werden überwacht und gemessen

  5. 5 Optimized

    Kontinuierliche Verbesserung und Anpassung