Exit Scope Builder
Identify and assess all service providers with exit relevance. Prioritization by criticality, outsourcing volume and regulatory binding.
DORA Art. 28
DORA Exit & Portability Workspace
Exit plans are not a paper exercise. They are the operational ability to terminate contracts, retrieve data, migrate functions, and continue business operations in a new environment — demonstrable, testable, audit-proof.
Note: These contents are generic implementation aids and do not constitute legal advice.
The Problem
Most exit plans are documents — not operational capabilities. They describe what is in the outsourcing contract, not how an institutional exit actually works. When a service provider fails, the strategy changes, or the supervisory authority demands a withdrawal, it becomes apparent: the plan was never tested, data portability was never verified, dependencies were never mapped.
DORA Art. 28 demands more than a contract termination process. It demands the ability to trigger and demonstrate the contractually agreed exit mechanisms at any time.
Regulatory Context
DORA Art. 28
ICT third-party risk — exit strategy and data portability as contractual obligations. Planning, testing and demonstrating exit capability.
MaRisk AT 9
Outsourcing management — contingency plans, recoverability and continuation of critical activities when changing service providers.
EBA Guidelines
EBA/GL/2019/02 — Outsourcing arrangements: exit plans, exit scenarios and access rights to data and systems.
13 Modules – The Complete Exit Workflow
Critical Function Dependency Map
Visualization of all dependencies of critical functions on service providers as well as internal systems and processes.
Exit Trigger Register
Definition and documentation of all triggers for an exit: contract violation, insolvency, strategy change, regulatory order.
Exit Governance & RACI Builder
Role, decision and escalation model for the exit process. Who decides what — in which phase?
Sourcing Scenario Evaluator
Evaluation of alternative sourcing options: insourcing, outsourcing with another provider, cloud migration, hybrid models.
Migration Phase Planner
Planning the 5 migration phases: preparation, transition, consolidation, stabilization, operational handover.
Data Portability & Reconciliation Workspace
Verification and proof of data portability: data formats, interfaces, volumes, schedules. Completeness and data quality assurance.
Exit Cost & Budget Model
Calculation of exit costs: penalties, parallel operating costs, personnel expenses, technology transfer, risk premiums.
Security Hardening Checklist
Security requirements for the target environment: encryption, IAM, network segmentation, logging, patch level before production deployment.
Build & Deployment Security Checklist
Secure build and deployment pipeline for the target environment: supply chain security, artifact integrity, deployment automation and release workflow.
Exit Test & Dry-Run Planner
Planning, execution and documentation of exit dry-runs. Test partial exits, simulate full exits, evaluate results.
Board Approval Pack
Structured decision template for the management body. Activation decision, scenario evaluation, budget approval, point of no return.
Go to Board Approval PackExit Evidence Pack
Auditable proof of all exit activities for internal audit and supervisory authority. Complete evidence chain from trigger to operational proof.
5-Phase Migration Model
Every exit goes through five defined phases. The migration phase planner structures these phases with milestones, decision points and quality gates.
1
Sourcing &
Due Diligence
Provider evaluation, contract review, target option
2
Implementation &
Target Build
Infrastructure, IAM, Security, Interfaces
3
Integration &
Connectivity
Data migration, Reconciliation, UAT
4
Test, Dry-Run &
Release
Security tests, dry-run, board decision
5
Transition &
Cutover
Production switch, fallback, operational proof
Phase Detail View
Each migration phase has specific activities, decisions and quality gates. The phase planner documents progress and generates auditable evidence.
Phase 1: Sourcing, Due Diligence and Contractual Safeguards
Activities:
- Evaluation of alternative service providers or insourcing options
- Due diligence with potential target provider
- Contractual safeguards for exit clauses per DORA Art. 30
- Economic analysis and cost framework
Decisions: Activation decision, sourcing decision, budget approval
Evidence: Scenario comparison, due diligence report, cost estimate
Phase 2: Technical Implementation and Target Environment Build
Activities:
- Build target infrastructure (DEV, TEST, INT, STAGE, PROD)
- Security hardening per CIS/BSI standards
- IAM setup, network segmentation, encryption
- Interface specification and API design
Decisions: Technical specification, security concept
Evidence: Hardening proof, IAM concept, network plan
Phase 3: Integration, Data Migration and Reconciliation
Activities:
- Data extraction, transformation and loading processes (ETL)
- Quantitative and business reconciliation
- Checksum hashing and integrity proofs
- Data portability verification per open standards
Decisions: Reconciliation proof, integrity confirmation
Evidence: Data inventory, checksum log, data quality report
Phase 4: Test, Dry-Run, UAT and Release
Activities:
- Integration tests and User Acceptance Testing (UAT)
- Penetration test of the target environment
- Dry-run of the entire cutover process
- Pre-cutover checklist and security clearance
Decisions: Cutover approval, point of no return
Evidence: Test plan, penetration test report, dry-run log
Phase 5: Transition, Cutover, Fallback and Go-Live
Activities:
- Production switch (cutover) per defined schedule
- Fallback scenario if cutover fails
- Proof of data deletion at the old service provider
- Operational deployment in the target environment
Decisions: Go-Live approval, fallback decision, residual risk decision
Evidence: Cutover plan, deletion confirmation, operational proof
Exit Evidence Pack – 22 Auditable Evidence Items
Each exit run produces a complete evidence chain — from trigger proof to operational proof after cutover.
Exitscope-Erklärung
Projektleitung Migration
Kritische-Funktionen-Abhängigkeitskarte
Facharchitekt
Vertragliche Ausstiegsklauselprüfung
Rechtsabteilung
Auslöser-Register
Risikomanagement
Ausstiegs-Governance-RACI
Projektleitung Migration
Vorstandsaktivierungsbeschluss
Vorstand
Sourcing-Szenarienbewertung
Einkauf / Strategisches Sourcing
Dienstleister-Due-Diligence-Nachweise
Einkauf / Fachbereich
DORA-Vertragsklausel-Checkliste
Rechtsabteilung
Datenportabilitätsplan
Datenarchitekt
Abgleichsbericht
Datenqualitätsmanager
Sicheres Löschzertifikat
Datenschutzbeauftragter
Security-Hardening-Nachweise
Systemadministrator
Penetrationstest-Bericht
Informationssicherheitsbeauftragter
Testkonzept und Testnachweise
Testleitung
Trockentest-Protokoll
Projektleitung Migration
Umstellungsplan
Projektleitung Migration
Rückfall-Entscheidungsdokumentation
Projektleitung Migration
Ausstiegskostenschätzung
Projektcontrolling
Ausstiegsrisiko-Register
Risikomanagement
Management-Zusammenfassung
Projektleitung Migration
Internes-Revisions-Prüfpaket
Projektleitung Migration
Who Works in the Exit Workspace?
Outsourcing Management
Exit Scope, Trigger Register, Contract Clauses, Provider Assessment
ICT Risk Controlling
Risk Assessment, Concentration Risk, Scenario Analysis
Information Security
Security Hardening, Penetration Test, Data Deletion
Board / Executive Management
Activation Decision, Budget Approval, Point of No Return
IT Architecture / Operations
Migration Planning, Data Portability, Target Environment Build
Internal Audit
Audit Evidence, Evidence Chain, Process Adequacy
Exit Readiness Quick Check
Answer 8 questions about your institution's current exit capability. The assessment stays stored locally.
Exit Readiness Score
Exit Trigger Register – 5 Classes
Every exit begins with a trigger. The trigger register defines all triggers, assessment criteria and decision paths.
planned
Planmäßiges Vertragsende
Reguläres Ende eines Dienstleister-Vertrags ohne Verlängerungsoption oder strategische Entscheidung zur Nichtverlängerung. Frühzeitige Planung des strukturierten Exits mit vollständiger Migration.
Vertragsablaufdatum < 12 Monate
Keine Verlängerungsoption vorgesehen
Strategische Neuausrichtung der Dienstleister-Landschaft
+1
Decision Owner: Business Owner mit Zustimmung des Exit Steering Committee
planned
Strategischer Dienstleister-Wechsel
Geplanter Wechsel zu einem alternativen Dienstleister aufgrund von strategischen Erwägungen wie Kostenoptimierung, Leistungsverbesserung oder geografischer Neuausrichtung.
Marktanalyse identifiziert kostengünstigere Alternative
Strategische Initiative zur Konsolidierung der Dienstleister
Technologische Weiterentwicklung erfordert neuen Anbieter
+1
Decision Owner: Exit Steering Committee
unplanned_emergency
Schwerwiegende SLA-Verletzung
Wiederholte oder schwerwiegende Verletzung von vereinbarten Servicelevels, die kritische Geschäftsfunktionen beeinträchtigt und nicht innerhalb der vertraglichen Heilungsfrist behoben wurde.
Wiederholte SLA-Verletzungen (>3 in 6 Monaten)
Kritische Servicefälle ohne Lösung innerhalb der Frist
Systematische Qualitätsmängel in der Serviceerbringung
+1
Decision Owner: Exit Steering Committee
unplanned_emergency
Dienstleister-Insolvenz
Insolvenzantrag oder Zahlungsunfähigkeit eines kritischen Dienstleisters, die die Fortführung der Dienstleistung gefährdet und einen sofortigen oder beschleunigten Exit erfordert.
Negative Bonitätsentwicklung (>2 Stufen)
Zahlungsverzögerungen des Dienstleisters gegenüber Subdienstleistern
Personalabwanderung beim Dienstleister
+1
Decision Owner: Management Body
unplanned_emergency
Rechenzentrumsausfall mit Datenverlust
Schwerwiegender Ausfall eines Dienstleister-Rechenzentrums mit potenziellem oder tatsächlichem Datenverlust, der die Geschäftskontinuität kritischer Funktionen bedroht.
Wiederholte Ausfälle oder Degradation der Infrastruktur
Fehlende Zertifikatserneuerungen (ISO 27001, SOC 2)
Audit-Berichte mit wesentlichen Feststellungen
+1
Decision Owner: Management Body
regulatory
Aufsichtliche Anordnung
Formale Anordnung der Aufsichtsbehörde zur Beendigung oder Änderung einer Auslagerungsbeziehung aufgrund von festgestellten Mängeln oder Risiken.
Vorankündigung einer Prüfung mit Fokus auf Auslagerungen
Feststellungen in vorherigen Prüfungen zu Dienstleistern
Branchenweite aufsichtliche Maßnahmen zu bestimmten Dienstleisterkategorien
+1
Decision Owner: Management Body
regulatory
Lizenzverlust oder Lizenzbeschränkung
Verlust oder wesentliche Beschränkung der Lizenz eines Dienstleisters, die für die Erbringung der ausgelagerten Dienstleistung erforderlich ist.
Laufende Aufsichtsverfahren gegen den Dienstleister
Wesentliche Änderungen der regulatorischen Anforderungen
Negative Beurteilung des Dienstleisters durch dessen Aufsicht
+1
Decision Owner: Management Body
security
Kritischer Sicherheitsvorfall beim Dienstleister
Sicherheitsvorfall mit erheblichen Auswirkungen auf die Vertraulichkeit, Integrität oder Verfügbarkeit von Daten oder Systemen des Dienstleisters, der das Institut betrifft.
Zunehmende Sicherheitsvorfälle beim Dienstleister (>2 in Quartal)
Fehlende oder unzureichende Sicherheitsupdates
Negative Penetrationstest-Ergebnisse
+1
Decision Owner: Exit Steering Committee
security
Vendor-Lock-In-Risiko
Feststellung eines kritischen Vendor-Lock-In-Risikos aufgrund proprietärer Technologien, fehlender Standardschnittstellen oder unzureichender Datenportabilität.
Proprietäre Schnittstellen ohne Standardalternativen
Fehlende Exportfunktionen für Daten
Vertragliche Beschränkungen der Datenportabilität
+1
Decision Owner: Exit Steering Committee
financial
Finanzielle Instabilität des Dienstleisters
Wesentliche Verschlechterung der finanziellen Lage eines kritischen Dienstleisters, die dessen Fähigkeit zur vertragsgemäßen Leistungserbringung gefährdet.
Bonitätsrating-Verschlechterung um mehr als zwei Stufen
Verzögerte Gehaltszahlungen beim Dienstleister (öffentlich bekannt)
Signifikante Verluste in Quartalsberichten
+1
Decision Owner: Exit Steering Committee
financial
Klumpenrisiko / Konzentrationsrisiko
Übermäßige Konzentration von kritischen Dienstleistungen bei einem einzelnen Dienstleister oder geografischen Standort, die ein systemisches Risiko darstellt.
Anteil eines Dienstleisters an kwF-ausgelagerten Leistungen > 30%
Geografische Konzentration von Rechenzentren (>50% in einer Region)
Abhängigkeit von einem einzelnen Cloud-Anbieter für mehrere kwF
+1
Decision Owner: Exit Steering Committee
strategic_transformation
M&A-Transaktion (Zukauf oder Verkauf)
Unternehmenskauf oder -verkauf, der eine Neubewertung bestehender Dienstleister-Beziehungen erforderlich macht und Exit-Prozesse für überlappende oder nicht mehr benötigte Dienstleister auslöst.
Angekündigte M&A-Transaktion im relevanten Markt
Integration von Dienstleister-Portfolios nach Akquisition
Doppelte Dienstleister für identische Leistungen nach Fusion
+1
Decision Owner: Management Body
strategic_transformation
Insourcing-Entscheidung
Strategische Entscheidung, bisher ausgelagerte Dienstleistungen wieder ins Unternehmen zurückzuholen, um Kontrolle zu erhöhen, Kosten zu senken oder regulatorische Anforderungen besser zu erfüllen.
Strategie-Review mit Insourcing-Option
Steigende Kosten bestehender Auslagerungen
Regulatorischer Druck zur Rückholung kritischer Funktionen
+1
Decision Owner: Management Body
strategic_transformation
Restrukturierung des Instituts
Interne Restrukturierung mit Auswirkungen auf die Dienstleister-Landschaft, wie Bereichsschließungen, Standortschließungen oder organisatorische Neuausrichtung.
Ankündigung von Restrukturierungsprogrammen
Bereichsschließungen oder -zusammenlegungen
Änderungen in der Konzernstruktur
+1
Decision Owner: Management Body
Platform Integration
The Exit Workspace is not an isolated module. It draws on existing platform data and extends it:
Exit Capability Is Not a Document — It Is Operational Stability
Schedule a non-binding pilot conversation. We'll show you how the DORA Exit & Portability Workspace builds your exit capability — demonstrable, testable, audit-proof.
Request Pilot MeetingReifegrad
-
1 Initial
Ad-hoc-Ansätze, keine formalen Prozesse
-
2 Defined
Formale Prozesse definiert, aber nicht durchgängig umgesetzt
-
3 Implemented
Prozesse vollständig umgesetzt und dokumentiert
-
4 Monitored
Prozesse werden überwacht und gemessen
-
5 Optimized
Kontinuierliche Verbesserung und Anpassung